6 Virtuella kontor: Västra Götaland

Virtuella kontor Västra Götaland – när företaget arbetar på flera platser

Alla företag behöver inte samlas på samma kontor varje morgon. En person arbetar hemifrån, en annan sitter hos en kund och en tredje kanske befinner sig på resande fot. Trots det behöver brev tas om hand och inkommande samtal hamna hos rätt person.
Virtuella kontor i Västra Götaland kan ge företaget en gemensam adress och viss administrativ service utan att hela teamet hyr en permanent arbetsplats. Vad som ingår varierar dock mellan olika leverantörer. I ett paket finns bara adressen. Ett annat kan även omfatta posthantering eller hjälp med telefonen.

Innan du jämför priser är det därför bra att bestämma vem som ansvarar för vad. Vem ska få meddelandet när ett brev har kommit? Vem tar över när ett samtal behöver kopplas vidare? En tjänst fungerar bäst när den passar företagets befintliga rutiner.

Vad behöver företaget adressen till?

En virtuell kontorsadress kan användas i företagets vanliga kommunikation om avtalet tillåter det. Det kan handla om webbplatsen, fakturor, brevpapper och andra kontaktuppgifter. Kontrollera alltid hur leverantören beskriver användningen.

Om kunder kan tänkas komma till adressen behöver du veta vad de möter. Ett virtuellt kontor innebär inte nödvändigtvis att det finns en reception som tar emot spontanbesök.
Adressen kan vara avsedd för post och administration, inte som en fysisk kundmottagning.

Fråga även om företagsnamnet syns i entrén eller på en postförteckning. För vissa verksamheter spelar det ingen roll. För andra kan det bli förvirrande om en besökare inte hittar någon hänvisning till företaget.

En företagsadress utan eget kontor kräver med andra ord lite planering. Det är bra att veta hur adressen fungerar både på ett kuvert och när någon faktiskt står utanför byggnaden.

Registrerad företagsadress och andra användningsområden

En postadress för företag är inte automatiskt godkänd för alla ändamål. Om du behöver använda tjänsten som registrerad företagsadress bör leverantören bekräfta att avtalet tillåter detta.
Kontrollera dessutom vilka krav den mottagande organisationen ställer. En leverantör kan godkänna ett visst användningsområde utan att det innebär att adressen uppfyller alla externa regler. Be därför om skriftlig information och spara den tillsammans med avtalet.

Samma försiktighet gäller virtuellt kontor för enskild firma. Ta reda på vilka handlingar som krävs, hur företagsnamnet registreras hos leverantören och när adressen får börja användas.

Tänk också på avslutningen redan från början. När avtalet upphör måste adressen tas bort eller ändras på alla platser där den har publicerats.

Vem tar hand om posten?

Virtuellt kontor med posthantering kan fungera på olika sätt. Ibland hämtar kunden breven själv. I andra fall skickas de vidare med bestämda intervall. Det kan även finnas särskilda rutiner för paket och försändelser som kräver underskrift.

Gör en uppskattning av vad företaget brukar få under en månad. Några vanliga brev är enkla att hantera. Återkommande paket, avtal eller tidskänsliga dokument ställer högre krav på både förvaring och avisering.
Fråga hur snabbt du får ett meddelande när post har kommit. Om aviseringen skickas till en enda person behövs en plan för semester och sjukfrånvaro. Ett viktigt brev bör inte bli liggande bara för att den ansvariga kollegan är ledig.

Kontrollera också kostnaden för vidarebefordran. Porto, hanteringsavgift och extra förvaring kan påverka månadspriset mer än väntat.

Telefonservice för ett utspritt team

Ett virtuellt kontor med telefonservice kan göra det lättare att hantera samtal när medarbetarna arbetar på olika platser. En telefonsvarartjänst kan ta emot kundens uppgifter, lämna ett meddelande eller vidarekoppla samtalet.

Bestäm i förväg vilka instruktioner som ska gälla. Vem tar frågor om fakturor? Vart kopplas en ny kund? Vad ska den som svarar säga när rätt medarbetare inte är tillgänglig?
Det är värt att provringa tjänsten. Då märker du hur snabbt någon svarar, hur företagets namn uttalas och vilken information kunden får. Små detaljer kan påverka samtalet mer än en lång beskrivning av tjänsten.

Be även om prisuppgifter för vidarekoppling och samtal utöver paketets gräns. Ett lågt månadspris kan förändras om telefonen används ofta.

Läs avtalet för hela tjänsten

En virtuell kontorstjänst kan innehålla flera delar med olika villkor. Adressen kanske har en bestämd avtalsperiod, medan post och telefon debiteras efter användning. Läs därför hela prislistan, inte bara kostnaden som visas först.

Kontrollera uppsägningstid och vilket datum adressen måste sluta användas. Fråga vad som händer med brev som kommer efter avtalets slut och om en tillfällig vidarebefordran kan ordnas.
Skriv gärna ned två eller tre vanliga situationer och fråga hur leverantören hanterar dem. Det kan vara ett rekommenderat brev, ett paket som kommer när ingen kan hämta det eller ett kundsamtal som måste nå en viss kollega. Svaren säger ofta mer än paketets namn.

Se aktuella virtuella kontor i Västra Götaland på MatchOffice och välj en adress och service som fungerar för hela teamet.