Vi hjälper dig att hitta ditt virtuella kontor

Vid postbefordran bör kostnaden för porto och administration kontrolleras. Frekvensen påverkar också tjänstens användbarhet. Daglig vidarebefordran kan vara relevant för tidskritiska handlingar, medan längre intervall kan räcka för mindre brådskande korrespondens.

En postbox för företag omfattar inte nödvändigtvis paket, rekommenderade brev eller försändelser som kräver underskrift. Gränser för storlek, vikt och förvaringstid behöver därför bekräftas. Det bör även finnas en rutin för post som anländer efter att avtalet har avslutats.

Telefonpassning och svarsservice

Ett virtuellt kontor kan kompletteras med telefonpassning. Tjänsten kan innebära att samtal besvaras i företagets namn, att meddelanden skickas vidare eller att samtalet kopplas enligt bestämda instruktioner.

Svarsservice bör bedömas utifrån företagets faktiska samtalsvolym. Kontrollera hur många samtal eller minuter som ingår, vilka tider tjänsten är bemannad och vad som debiteras separat. Vidarekoppling och samtal till utländska nummer kan medföra extra kostnader.

Instruktionerna till den som svarar behöver vara konkreta. Det ska framgå vilka uppgifter som får lämnas, vart olika typer av ärenden ska skickas och hur brådskande samtal hanteras. Företagsnamn, personnamn och branschspecifika uttryck bör också kunna uttalas korrekt.

En virtuell sekreterare kan erbjuda mer omfattande hjälp än vanlig telefonpassning, men benämningen säger inte exakt vilka arbetsuppgifter som ingår. Om sekreterartjänster erbjuds behöver omfattning, behörighet och pris beskrivas i avtalet.

Mötesrum och fysisk arbetsplats vid behov

En adress- och posttjänst innebär inte automatiskt att en fysisk arbetsplats ingår. Den som ibland behöver arbeta på plats bör kontrollera om skrivbord, dagskontor eller andra flexibla arbetsplatser kan bokas separat.

Tillgång till mötesrum kan vara relevant när kunder eller samarbetspartner behöver tas emot på samma adress. Mötesrum per timme och konferensrum på begäran kan dock vara beroende av tillgänglighet. Pris, minsta bokningstid, avbokningsregler och teknisk utrustning bör kontrolleras före beställning.

Det ska också vara tydligt om receptionen tar emot besökare och hur gäster hittar till rätt rum. En virtuell företagsadress kan annars skapa felaktiga förväntningar om adressen presenteras som ett bemannat kontor trots att någon sådan service inte ingår.

Vad ingår i månadspriset?

Priset för ett virtuellt kontor kan bestå av en fast månadsavgift och rörliga kostnader. Grundpaketet kan omfatta adressen, medan skanning, postbefordran, paketmottagning, samtal och rumsbokningar debiteras efter användning.

En realistisk kostnadsjämförelse bör utgå från en vanlig månad. Antalet brev, skannade sidor, vidarebefordrade försändelser, telefonsamtal och bokade mötestimmar behöver uppskattas. Startavgift, deposition, porto och serviceavgifter bör också räknas med.

Formuleringar som ”utan uppsägningstid” eller ”allt inklusive” behöver kontrolleras mot avtalsvillkoren. Ett paket kan vara flexibelt men ändå ha en minsta avtalsperiod, uppsägningstid eller begränsningar för vissa tjänster.

Kontrollera villkoren när tjänsten avslutas

När avtalet upphör måste företagets adress uppdateras där den har publicerats eller registrerats. Det gäller bland annat webbplats, fakturor, avtal, kundregister och andra kontaktkanaler.

Avtalet bör ange vilket datum adressen slutar få användas och hur kvarvarande post hanteras. Det är också relevant att kontrollera om telefonnummer kan flyttas och hur lagrade dokument eller personuppgifter raderas.

Jämför aktuella alternativ på MatchOffice utifrån adressens tillåtna användning, postrutiner, telefonservice, tilläggstjänster och total månadskostnad. Kontakta leverantören när ett passande paket har hittats och begär skriftlig bekräftelse på vad som ingår.