Stärk kommunikationen och undvik konflikter på arbetsplatsen

Foto: Matt Marsh, MatchOffice 

Många kan nog nicka igenkännande till situationer som är efterverkningar av konflikter och samarbetsproblem på kontoret. När det för exempel inte växlas ett enda ord mellan två kollegor vid

kaffemaskinen, eller när mötena blir alltid stormigare.

I nio utav tio fall är orsaken ett kommunikationsproblem.

Detta menar Kaj Flyger, som är utbildningskonsult på konsultfirman Lindeblad. Genom sitt arbete med ledning och teambuilding upplever han ofta att kommunikations kontroverser på arbetsplatsen bidrar till en osund och oharmonisk arbetsmiljö, som i sin tur kan få fatala konsekvenser. 

“Några medarbetare kan hitta på att anmäla sig sjuka, och några vill i värsta fall säga upp sin anställning. 

Därtill upplever jag att effektivitets-nivåerna i många fall dalar drastiskt om medarbetarna inte kan komma underfund med hur de ska kommunicera med varandra – helt enkelt på grund av bristande motivation of arbetsglädje.

Utnyttja skillnader:

Konflikter på kontoret uppstår som regel när människor med olika karaktärsdrag ska arbeta tillsammans. 

Det är enligt Kaj Flyger den sannolika orsaken till att många verksamheter anställer profiltyper som är lika. På så vis undviker dem dessa konflikter, men på lång sikt gör verksamheten sig själv och sina medarbetare en björntjänst. Detta då olikheter utvecklar projekt och inte minst medarbetarna positivt, om det hanteras riktigt. 

“Det beror naturligtvis på uppgiften, men ett team är som huvudregel starkast när många olika kompetenser är representerade. Mångfaldigheten gör det dock också till en komplicerad disciplin att lyckas förstå varandra.”

Det framstår lite som en paradox, att människor med olika kvaliteter både kan vara en styrka och en utmaning. Frågan är, vad kan man göra för att förebygga konflikter och dålig stämning på kontoret? 

Kaj Flyger förklarar att det är essentiellt att man arbetar på att förstå varandras olikheter och kompetenser – och därigenom lär sig att anpassa sig till varandra. 

Ökad förståelse

Det kan exempelvis vara att jag har ett mycket analytisk och djupgående arbetssätt, medan min kollega et långt mer kreativ och idérik. I detta fall kan jag dra nytta av min

kollega och förbättra min förmåga att tänka i nya banor, samtidigt som jag kan lära min kollega att gå lite mer på djupet”. “Min kommunikativa kontrast kan vara min värsta fiende, men också bästa vän professionellt då personen kan besitta några kvaliteter som jag själv inte har. 

Det finns flera verktyg som kan nyttjas för att ge medarbetarna en inblick i varandras olika kompetenser och sätt att kommunicera på. Kaj Flyger rekommenderar verktyget Insight Discovery, som dessutom bidrar till att stärka medarbetarnas självinsikt. 

Verktyget har sin utgångspunkt i en simpel modell bestående av fyra färger. 

Färgerna representerar en rad med preferenser och karaktärsdrag som hjälper till att definiera hur vi arbetar och kommunicerar. 

Grundtanken är att vi är att vi besitter kvaliteter från alla färgkategorier, men har preferenser för enbart en av färgerna. 

“För exempel, personer som har preferenser för den blå färgen har ett mycket analyserande och metodisk arbetssätt, samt kommunicerar typiskt mer formellt än andra,” säger Kaj Flyger. 

Han slår dock fast att man ska undvika att placera varandra i lådor. 

“Det är viktigt att utgå från individen och inte säga ’du är grön, och du är gul’. Det är väsentligt att minnas att vi innehåller spår från alla färgerna och att kombinationen gör oss till unika människor.” 

Ett gemensamt ansvar

Kommunikativa utmaningar förekommer dock inte enbart bland kollegor, men kan också uppstå mellan ledare och anställda.

“De flesta ledare är bra på att vara chefer, men kan ha svårt att kommunicera ordentligt med deras medarbetare på en daglig basis. Vilket är det viktigaste när man ska leda människor,” säger Kaj Flyger. 

Han rekommenderar därför att Insight Discovery används i workshops då både cheferna och de anställda deltar. 

“Genom att använda verktyget i workshops samt dagligen kommer man som team prestera bra mycket bättre då alla blir medvetna om varandras färgprofiler.

Och för att undvika att det glöms bort, kan alla därefter placera legoklossar i de fyra färgerna på deras skrivbord – rangordnad efter deras individuella färgprofil. På så vis får man ett försprång redan innan man börjar prata tillsammans.”

Det finns goda skäl till att punkten - intern kommunikation - går att hitta på dagordningen för alla i företaget, oavsett om man är VD eller studentarbetare, menar Kaj Flyger. 

“Det kräver en gemensam insats, men om implementeringen av Insight kan medföra bättre arbetsglädje, effektivitet, samarbete och inte minst bättre ekonomiska resultat, så kan det bli dyrt att låta det vara”. 

Läs mer om Insights

Hitta Kaj Flyger på LinkedIn: Kaj Flyger