Vi hjälper dig att hitta ditt nya coworking

Mötesrum är en särskilt viktig kostnadspost. Vissa medlemskap innehåller ett antal bokningsbara timmar. I andra betalar du för varje användning. Ta också reda på hur långt i förväg rummen kan bokas. Vad händer när de inkluderade timmarna är slut?

Tillgången kan vara begränsad till bemannade öppettider. Ibland gäller den dygnet runt med nyckelkort. Kvällar och helger kan ha andra regler än vardagar. Ska flera medarbetare använda samma medlemskap? Kontrollera då om det är personligt eller kan delas.

Ljudnivå och möjlighet till ostört arbete

Att dela yta med andra yrkesverksamma kan ge kontakter. Men ett aktivt nätverk eller nya affärer följer inte automatiskt. Kulturen varierar mellan olika arbetsplatser. På vissa håll ordnas gemensamma aktiviteter. Andra är främst en lugn plats för individuellt arbete.

Bedöm ljudmiljön utifrån arbetsuppgifterna. Telefonsamtal och digitala möten kan påverka koncentrationen i en öppen planlösning. Spontana diskussioner också. Telefonbås och tysta zoner kan därför väga tyngre än stora gemensamma ytor. Detsamma gäller mindre samtalsrum.

Tänk också på sekretessen. Hanterar verksamheten personuppgifter, kundärenden eller konfidentiella dokument? Då kan avskilda rum och låsbar förvaring behövas. Liksom tydliga rutiner för nätverkssäkerhet och utskrifter.

Arbetsmiljö och praktiska funktioner

Skrivbord och stolar påverkar hur platsen fungerar under en hel dag. Belysningen spelar in, liksom ventilation och temperatur. Finns höj- och sänkbara bord? Externa skärmar eller annan ergonomisk utrustning? Det bör framgå, liksom om egen utrustning får lämnas kvar.

Cyklar eller tränar du före arbetsdagen? Cykelparkering och dusch kan då vara relevanta, liksom omklädningsrum. Den som kommer med bil kan i stället behöva veta mer om parkering och eventuella avgifter. Har verksamheten särskilda tillgänglighetskrav? Se då efter att entrén är tillgänglig och att det finns hiss och anpassade hygienutrymmen.

Företagsadress och postservice ingår inte nödvändigtvis i ett arbetsplatsmedlemskap. Ska adressen användas i företagets kommunikation eller registrering? Leverantören behöver då bekräfta vad avtalet tillåter och hur inkommande post hanteras.

Vad kostar coworking?

Ofta anges priset per person, skrivbord eller månad. Grundavgiften räcker inte för att jämföra olika erbjudanden. Lägg till mötesrum och utskrifter. Förvaring och parkering ska också med, liksom postservice och andra tillägg.

Medlemskap som används tre dagar i veckan går inte att jämföra rakt av med obegränsad tillgång. Räkna i stället ut den faktiska kostnaden per använd arbetsdag. Siffran ger en tydligare bild. För team behöver antalet samtidiga användare räknas in. Varje person kan behöva ett eget medlemskap.

Kontrollera om priset är inklusive eller exklusive moms. Tillkommer serviceavgifter? Det bör också framgå när avgiften kan ändras. Vilka tjänster kan få nya priser under avtalsperioden?

Bindningstid och möjlighet att ändra omfattningen

Flexibla avtal är vanliga i delade arbetsmiljöer. Villkoren varierar ändå. Läs igenom uppsägningstid och deposition innan beställningen bekräftas. Startdatum också, liksom regler för paus eller byte av medlemskap.

Växer teamet? Fråga då om fler skrivbord eller privata rum kan läggas till senare. Svaret beror på den lediga kapaciteten. Ta det inte för givet. Varierar bemanningen? Verksamheten kan då i stället behöva en kombination av fasta platser och tillfälliga dagspass.

På MatchOffice kan du jämföra aktuella alternativ. Utgå från arbetsplatsform och medlemsvillkor. Väg in ljudmiljö och tillgång, liksom total månadskostnad. Har du hittat ett passande coworking space? Kontakta leverantören och bekräfta vad som ingår före beställningen.