Vi hjälper dig att hitta din nya mötesplats

Ska du hyra mötesrum för en viktig presentation? Då kan du behöva tillträde i förväg för att testa tekniken. Ta upp frågan redan vid bokningen. Förberedelsetid kan nämligen räknas in i den debiterade perioden.

Whiteboard och blädderblock kan ingå eller beställas som tillägg. Detsamma gäller skrivmaterial och extra skärmar. Få nödvändig utrustning bekräftad skriftligt. Utgå inte från att den finns på plats.

Bokningstid, tillträde och pauser

Ett möte på två timmar kan kräva mer tid i rummet än så. Tid behövs för möblering och tekniskt test. Även för mottagande av deltagare och återställning av rummet. Slutar bokningen direkt när mötet är planerat att avslutas? I så fall finns ingen marginal för frågor eller förseningar.

Kontrollera när deltagarna får komma in i byggnaden. Och hur hittar de till rätt rum? En bemannad reception kan förenkla mottagandet. Men den ingår inte i alla erbjudanden. Vid obemannat tillträde kan portkod, nyckelkort eller särskilda instruktioner behövas.

Vid heldagsbokning bör möteslokalen ha lämpliga pausutrymmen. Tillgång till hygienutrymmen också. Använder någon deltagare rullstol eller har andra särskilda behov? Se då till att entrén är tillgänglig och att det finns hiss.

Förtäring och andra tilläggstjänster

Kaffe och vatten kan gå att beställa som tillägg, liksom frukost och lunch. Innehåll och pris varierar. Hur många personer gäller beställningen för? När sker serveringen? Hur hanteras allergier eller andra kostbehov? Svaren bör framgå.

Extern catering är inte alltid tillåten. Tar ni med egen mat till lokalen? Kontrollera då reglerna för leverans och servering, och för städning. Bokningen kan också medföra extra avgifter för porslin, personal eller rengöring efter mötet.

Under längre sammankomster kan garderob och förvaring vara relevant. Detsamma kan gälla ett separat utrymme för pauser. Prioritera sådana funktioner utifrån mötets faktiska upplägg. Lägg inte till dem automatiskt.

Så jämförs priset

Hyran kan anges per timme, halvdag, heldag eller möte. Timpris kan passa en kort intervju. För en utbildning eller workshop kan ett dagspris vara lättare att beräkna. Minsta bokningstid kan dock göra ett rum dyrare än den synliga timkostnaden antyder.

Räkna samman lokalhyra och teknik för en rättvis jämförelse. Lägg till förberedelsetid och städning. Reception och förtäring ska också med, liksom andra serviceavgifter. Se även efter om priset anges inklusive eller exklusive moms.

Kvällar och helger kan ha andra priser. Övertid efter bokningens slut kan också debiteras separat. Villkoren bör därför beskriva både ordinarie tid och kostnaden om mötet pågår längre än planerat.

Avbokning och ändrat antal deltagare

Resplaner och gästlistor kan förändras. Avbokningsreglerna blir då viktiga. När kan bokningen senast ändras eller avbokas utan full debitering? Det behöver framgå.

Kan bokningen flyttas till ett annat datum? Vad händer om en mindre eller större lokal behövs? Fråga om båda sakerna. Byte av rum beror på tillgänglighet. Priset kan också bli ett annat.

Bekräfta varje datum och tidsperiod för återkommande möten. Ett bokningsavtal kan ha andra villkor än en enstaka korttidsbokning. Särskilt när samma rum reserveras under en längre period.

Jämför tillgängliga alternativ på MatchOffice. Börja med kapacitet och möblering. Teknik och bokningsvillkor hör också till jämförelsen, liksom totalkostnaden. Hittar du en passande möteslokal kan du kontakta hyresvärden. Bekräfta tillgänglighet och villkor för att hyra mötesrum.